10 nejčastějších chyb ve finančním plánování kulturních organizací

Máte finanční plán a rozpočet vaší organizace i projektů? Kulturní projekty a organizace skýtají řadu nástrah a specifik z hlediska financování. Ufinancovat je bývá nadlidský úkol vyžadující leckdy větší kreativitu, než pro vytvoření celé divadelní inscenace nebo symfonie. A přesto se do kulturních projektů řada lidí pouští po hlavě, bez dobře zvládnutého rozpočtu a finančního plánu. A podobně funguje řada kulturních organizací z roku na rok…

Jaká jsou tedy specifika finacování (neziskových) kulturních organizací a projektů?

• vícezdrojovost – většinou jsme odkázáni na více zdrojů krytí: výnosy z vlastní činnosti, dotace, granty, dary, sponzorské smlouvy, půjčky… k tomu dobrovolnická práce a nehmotné příspěvky
• každý podporovatel má jiné podmínky, jak s jeho prostředky můžeme nakládat
• nejistota financování z roku na rok – v neziskovém sektoru musíme hospodařit s vyrovnaným rozpočtem, což znamená, že většinou začínáme každý rok s nulou na straně příjmů
• harmonogram dotačních řízení ovlivňuje cash flow (např. akci realizujeme dřív než dostaneme dotaci na účet, příp. než se dozvíme, zda ji vůbec dostaneme)
• finanční kontroly jsou častější a můžou přijít nejen od státních úřadů (např. úřad práce), ale i od našich podporovatelů (např. nadace, magistrát)
• není jednoduché najít dobrou účetní pro neziskovou organizaci

Pokud i přes tato specifika stále chcete působit v neziskové kultuře a nemůžete si pomoct, váš život nebude úplně jednoduchý, ale zcela jistě se nebudete nudit 🙂

My jsme tu od toho, abychom vám poradili, na co si v tomto nelehkém prostředí dát pozor a jak k finančnímu plánování v kultuře celkově přistupovat. Nejdříve se podívejme na nejčastější chyby, na které u kulturních organizací naráží naše lektorka Hanka Průchová (mj. fundraiserka JAZZFESTBRNO a projektová manažerka JAMU, konzultantka řady kulturních organizací a projektů).

10 nejčastějších chyb ve finančním plánování kulturních organizací:

1. sestavení rozpočtu bez znalosti potřeb projektu/organizace, odhad nákladů bez větších kalkulací – náklady odhadujeme od oka nebo podle zkušeností z jiných projektů
2. opomíjení určitého typu nákladů – pro check-list typických nákladů projektu si přijďte na náš seminář Finanční plánování 
3. nepočítáme s riziky a rezervami
4. zúžené vnímání rozpočtu pouze ve smyslu nákladů
5. finanční plánování zužujeme jen na rozpočet
6. nesystematická práce s rozpočtem – často se vytvoří rozpočet na začátku projektu a pak jej vytáhneme až po konci celé akce
7. fundraising vnímaný zúženě jen na granty a dotace (opomíjení negrantového fundraisingu)
8. neznalost podmínek podporovatelů, dárců a poskytovatelů dotací (pozor, můžou se změnit i z roku na rok, a vy spoléháte, že jsou stejné jako tři poslední roky)
9. nepřiřazení zdrojů krytí k plánovaným nákladům
10. neznalost legislativy, účetních pravidel (také se často mění)

A jak přistoupit k finančnímu řízení co nejlépe a jak se vyvarovat těchto chyb?

Zde je pár základních pravidel, která vám možná budou připadat samozřejmá, ale ruku na srdce, máte je všechna zmáknutá?

• Pokud nechcete stavět finanční rozvahu na vodě, musíte vědět co, kdy, s kým a za jakých podmínek chcete dělat. A také proč a jak má vypadat výsledek.
• Vycházejte z potřeb nejen vašich projektů, ale i provozu celé organizace, a to v dlouhodobějším horizontu.
• Vytvořte si více variant rozpočtu: krizovou – optimální – ideální.
• Pokud máte za sebou už pár let zkušeností s podobnými projekty, vycházejte z jejich skutečných kalkulací (ne jen plánů, které nakonec vždy dopadly jinak).
• Při plánování nákladů rovnou uvažujte o možných zdrojích krytí, včetně alternativních a moderních způsobů (př. crowdfunding, merchandising).
• Přistupujte k finančnímu plánování jako ke kontinuálnímu a systematickému procesu. Věnujte se průběžnému ladění rozpočtu např. na začátku každého měsíce.
• Nezapomínejte vedle rozpočtu také na řízení cash-flow (tzn. finančních toků, které přicházejí na účet či do pokladny v určité termíny, často v jiné než potřebujeme).
• Sledujte novinky v oblasti legislativy, počítejte se změnami vnějších podmínek a také si uvědomujte, že máte nějaké slabiny a nikdy nevíte všechno.

Pravděpodobně vás napadají další otázky, které často musíte řešit:

Jak plánovat, monitorovat a vyhodnocovat práci s finančními prostředky, které nám do rozpočtu přitékají v různých obdobích roku?

A jak kombinovat provozní a projektové náklady a výnosy tak, abychom finance využili nejen efektivně, ale rovněž v souladu s podmínkami, které na nás kladou naši podporovatelé, sponzoři a partneři?

Praktické informace, jak plánovat, řídit a kontrolovat finanční prostředky na nákladové a výnosové stránce rozpočtu, se bohužel do článku nevejdou a je lepší je učit osobně a interaktivně.

Na semináři Finanční plánování v kultuře aneb Jak na vícezdrojové financování vám expertka na financování v kultuře Hanka Průchová dá odpovědi na tyto otázky a projde vaše konkrétní problémy a dotazy, dále dostanete

• šablonu pro rozpočet vašeho kulturního projektu
• check-list typických nákladů kulturních eventů
• pracovní sešit
• v rámci workshopu si vyplníte pod vedením lektorky rozpočet vašeho vlastního projektu
• osvojíte si techniku Work Breakdown Structure a rovnou ji použijete při tvorbě finančního plánu

Semináře se konají 1.6. v Brně a 15. 6.2017 v Praze a ještě máme pár volných míst. Více informací najdete zde: http://culturematters.cz/kurzy/zive-seminare/seminar-financni-planovani/