Byznys plán pro kulturní organizace

Pracujete v kultuře? A přemýšleli jste někdy nad byznys plánem vaší organizace či projektu? Už slyším, jak říkáte, že jste přece neziskovka a ne byznys… Přesto (nebo právě proto) je pro vás byznys plán velmi dobrým nástrojem a může vám pomoci

• jasně si definovat svůj zaměr, publikum, zdroje a rozpočet
• prezentovat váš projekt všem potenciálním partnerům – dárcům, poskytovatelům dotací a grantů, klíčovým partnerům, místní samosprávě, hlavním followerům, případně bance pro získání úvěru.

Celkově by měl být byznys plán stručný (cca do 10 stran) a pro prezentaci navenek je dobré mít jej zpracovaný také formou krátké prezentace (např. v MS Powerpoint).
Měl by z něj vyzařovat elán a nadšení, to je základní předpoklad úspěchu.

Přinášíme vám tipy, jak na to.

Dřív než začnete uvažovat o byznys plánu, zamyslete se nad byznys modelem

Byznys plán je chytrý dokument, který píšete pro potenciální partnery, investory či dárce, aby se seznámili s vaším projektem a mohli jej případně podpořit. Naproti tomu byznys model je praktická stránka věci, jak to de facto bude fungovat.

A teď krok za krokem:

Poslání: Proč by měl váš projekt existovat? Jakou potřebu lidí vaše činnost naplňuje?

Poslání, které se dotýká potřeb lidí (našeho publika), je hlavním motorem našich aktivit a věřím, že v neziskové sféře bývá zřetelnější než ve ziskové. Poslání by mělo být jednoduché (stačí jedna věta) a měl by ho znát každý z vašeho týmu. (Např. Realizovat největší setkání a festival amatérských divadel v kraji a umožnit tak výměnu zkušeností, zvýšení kvality divadelních spolků, a zároveň přinést do města zajímavou akci a zatraktivnit město.)

Cíl: Kam se chcete dostat?

Zde už je potřeba jasně definovat cíle, co chceme dosáhnout, kdy a kde. Cílů může být hned několik, každý by ale měl být konkrétní, měřitelný, realistický a časově určený.
Například V termínu 10.-13.7. uspořádat festival pro 15 divadelních spolků z kraje, představení budou probíhat v budovách kulturního domu a divadla a ubytování bude v nedalekém klášteře.
Další cíl může souviset s úspěšností projektu, například Představení navštíví celkem 5 000 návštěvníků. nebo  Spokojenost návštěvníků bude měřena pomocí dotazníků, minimálně 70% uvede pozitivní zpětnou vazbu. 

Strategie: Jak se tam chcete dostat?

Tady se už dostáváme do hloubky vašeho projektu. Nejen pro potenciální partnery, ale i pro vás samotné je velmi užitečné zanalyzovat současný stav a poté se zamyslet a sepsat si odpovědi, jak se k cílům dostaneme. Důležitou součástí strategie bývají různé analýzy. Týkají se nejen všech „stakeholderů“, na které musíte při své kulturní činnosti myslet:

1. potenciální zákazníci – Kdo je typickým návštěvníkem (příjemcem toho, co děláme)? Můžete si stanovit několik segmentů vašich „zákazníků“, kteří si například koupí vstupenky na vaši akci.
2. potenciální dodavatelé a zařízení – Co budu potřebovat za vybavení a za služby, od koho, kdy nebo jak často?
3. potenciální zaměstnanci – Kolik potřebuju pomocníků, jakých a z čeho je budu platit?
4. analýza konkurence – Existuje nějaká konkurence? Pokud ano, v čem se odlišujeme?
5. analýza oblasti – V jaké oblasti budeme provozovat danou činnost, případně proč zrovna tam?
6. analýza trendů a nových technologií – Jsou v mém oboru nějaké nové trendy, které mi mohou pomoci? (např. inovace pomocí digitálních techonologií, které konkurence zatím nepoužívá)
7. SWOT analýza – téměř nepostradatelnou součástí každého byznys plánu by měla být SWOT analýza obsahující silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby zvenčí)

Další důležitou částí strategie je marketingový mix projektu:

Produkt – co chceme lidem dodat (např. představení, festival),
Cena – za jak vysokou cenu a jakou formou budou návštěvníci za produkt platit,
Propagace – jak budeme náš projekt propagovat, aby na něj přišlo co nejvíce lidí (plakáty, internet atd.),
Distribuce – jakým způsobem budeme doručovat vstupenky (např. síť ticketpro, pokladna divadla ap.),
+ je možné popsat procesy a další složky rozšířeného marketingového mixu.

Rozpočet: Kolik vás to bude stát?

Bez peněz, případně dalších nefinančních darů to nedokážete. A na rovinu, tohle bude zajímat potenciální dárce, investory či věřitele nejvíce. Kde získáte peníze, od koho a v jaké výši? Jaká bude struktura příjmů a výdajů? Jaké bude cash flow (peněžní toky) projektu? Kolik potřebujete sehnat od individuálních a firemních dárců? Kolik potřebujete prodat vstupenek? Pokud píšete byznys plán právě se záměrem oslovit potenciální dárce a získat příjmy pro svůj projekt, je tato část obzvláště důležitá.

Proč se do vašeho projektu zapojit?

Pokud připravujete byznys plán pro potenciální sponzory, dejte zde jasně najevo, co díky svému zapojení získají, a také co se stane s vaším projektem, když jej podpoří, a co se stane, když jej nepodpoří.
Tuto část plánu samozřejmě můžete upravovat podle toho, komu jej budete představovat.

A vůbec, nezapomeňte, že byznys plán je živý dokument, proto je nezbytné jej nejméně jednou za rok aktualizovat.

Přejeme vám mnoho úspěchů!

Zdroje:

The Guardian: Business plans: tips for arts, culture and the creative industries
Podnikatel.cz: Jak napsat chytrý byznys plán?