Eventová bezpečnost vs. eventový rozpočet

 

Řadíte-li se do eventové komunity, pak následující článek vám může pomoci s přehledem  oblastí, ze kterých se mohou rekrutovat vícenáklady související s organizačním zabezpečením a produkcí vaší akce. Člověka notně zamrzí, když mu krásně vymyšlený event torpédují produkční vícenáklady nebo různá omezení týkající se kapacit, která by nečekal, a proto vám přinášíme přehled nejdůležitějších faktorů, na které je dobré u každého eventu pamatovat.

I. Vymezení problematiky eventové organizace

Slovo event překládá slovník do češtiny jako událost nebo jev. O eventech se též hovoří jako o akcích pro veřejnost. Ani jedno není úplně přesné. Event se v angličtině vykládá jako “plánovaná a organizovaná událost, kde je předpoklad, že na straně jedné stojí pořadatel a na straně druhé publikum”. Tedy jde o něco vytvořené pro někoho udělané někým a nikoli samovolně vzniklý stav věcí.

Již jen z této definice je zřejmé, že na event a jeho organizaci, neboli produkci, budou mít vliv rúzné právní a zákonné vztahy.

Začneme-li od nejvyšších míst, pak úplně nade všemi předpisy stojí fyzikální zákony. Všude, kde se nachází lidé bude aplikován zákon o požární ochraně, tedy zákon řešící v širším slova smyslu problematiku ochrany života, zdraví a majetku. A taktéž všude, kde lidé pracují, bude aplikován zákoník práce.

Dalším frekventovaným předpisem bude jistě zákon o obchodních korporacích a nový občanský zákoník, hygienické normy, svůj vliv může mít stavební zákon atp. Více odkazů na legislativu naleznete v materiálech dostupných zde: www.iesl.eu/downloads

V takto definovaném prostředí se budou odehrávat všechny eventy. B je odvislá od lidské činnosti. Event může být veřejný, soukromý, s omezením např. věkovým, může být i nelegální (jednotlivé typy lze nalézt zde) a lze dokonce jednotlivé faktory a vlastnosti eventů oznámkovat tak, aby na konci vyšla porovnatelná míra rizika při jejich organizaci – čím větší součet, tím větší míra rizika.

Každý event má své místo konání tzv. venue. Základní dělení venue je na budovy (indoor) a venkovní prostory (outdoor). Dále se venue budou dělit především dle účelu užívání a kapacity. U budov jsou tyto údaje obsažené v kolaudačním rozhodnutí. Změna účelu užívání budovy, byť jen dočasná, je podmíněna novou požární kolaudací pro dané užití. Absence této kolaudace může vést k sankci a ve výjimečně závažných případech i k zastavení akce ze strany státního dozoru.

II. Kapacity

Každý event se dělá pro publikum, pro někoho. Znalosti publika se dostatečně věnují obory demografie a segmentace publika. My se podíváme na technickou stránku věci, kterou jsou kapacity jednotlivých venue, protože je zapotřebí vědět, zda se očekávaný počet lidí na akci vůbec vejde.

U venkovních prostor se kapacita určuje dle rozlohy využívané plochy, struktury jejího zastavění a pochopitelně kapacity únikových cest. A to nejen z celého areálu, venue, ale i z jeho jednotlivých částí. Typicky na festivalu by se jednalo například o únikové cesty, resp. omezené kapacity v sekcích stání u pódia, na menších stagích, stanech apod.

Správný postup vedoucí ke stanovení kapacity venue vychází z pesimistického výpočtu propustnosti únikových cest. Kapacita venue není daná tím, kolik lidí se do jednotlivého prostotu vejde, ale tím, kolik jich v případě vzniku mimořádné situace stihne odejít do bezpečí. Nedodržení bezpečných kapacit může v některých případech zavdat důvod ke vzniku trestní odpovědnosti pořadatele za způsobené škody, újmy na zdraví, nedejbože úmrtí.

Kapacita venue není daná tím, kolik lidí se do jednotlivého prostotu vejde, ale tím, kolik jich v případě vzniku mimořádné situace stihne odejít do bezpečí.

O postupu při orientačním výpočtu kapacit se lze dočíst např. zde:

http://www.czevent.eu

http://www.vfdb.de/download/TB_13_01_Crowd_densities.pdf

http://www.gkstill.com/index.html

Pro velmi hrubou představu uvádíme, že pro venkovní prostory by měl dostatek rozptylového, tj únikového prostoru plnit vzorec max. 2,5 osoby na m2 a pro vnitřní prostory pak 4 osoby na m2. U každé akce bude toto číslo individuální s ohledem na skutečnou kapacitu únikových východů.

Důležitou součástí práce s bezpečnými kapacitami je míra zahuštění davu. Ta má vliv jednak na tlak a teplotu, které v davu vzniká a pak na jeho prostupnost, jež ovlivňuje mimo jiné i dosah zásahu první pomoci a pohyblivost, tedy i rychlost evakuace.

Tlak v davu působí ze všech stran a může se dostat za hranice únosnosti, kdy jedinci ve svém středu znemožní dýchání, případně dojde k deformaci vnitřních orgánů. K takto kritickému tlaku může dojít již na prostoru o velikosti cca 20x20m a je proto na místě u větších akcí prostory s větším zalidněním dělit na více částí např pomocí nášlapných bariér.

 

III.  Organizace a komunikace

Pro prevenci a plánování akce se doporučuje použít tzv. DIM – ICE model, tedy Design – Information – Management for Ingress – Circulation – Egress. Více viz http://www.gkstill.com/Support/WhyModel/dimice.html

Jde o zpracování plánu pro užívání, distribuci informací od pořadatele k návštěvníkům a práci s návštěvníky akce při jejich příchodu, pobytu na akci a odchodu z akce. Samotná příprava tohoto plánu pak většinou odkryje řadu skutečností, které mají svoji váhu i v rozpočtové sféře.

DIM-ICE pro mimořádné situace by pak měl obsahovat i distribuci odpovědnosti uvnitř pořadatelského teamu, odstupňování rizik a vyhodnocení situace, plán komunikace uvnitř teamu a předpokládanou reakci, řešení té, či oné události včetně plánů postupu pro částečnou nebo úplnou evakuaci.

Komunikace s návštěvníky akce je jeden z nejdůležitějších pilířů úspěšné a bezproblémové realizace. Tradiční komunikací bývá značení na akci, zprávy na LED stěnách, hlasové pokyny pořadatelské služby ale i užití sociálních sítí, případně též obchodních podmínek pořadatele.

IV. Práce

Zákoník práce ukládá každému zaměstnavateli, aby práce na jeho pracovišti probíhala organizovaně a bezpečně. Obdobně lze vyložit ustanovení zákona i na vztah objednavatele a dodavatele. Jakákoli akce, venue, je pracovištěm, na něž se toto nařízení bezpodmínečně vztahuje. Krom požadavku na koordinaci, plánování a bezpečnost práce se na akce vztahují i ustanovení týkající se maximální pracovní doby, tedy 12 hodin ve dne a 8 hodin v noci s max. 2h přesčasem.

Pouze detailní časový rozvrh akce včetně přípravy a bourání Vám umožní objektivně spočítat náklady na personální zajištění. Maximální pracovní doba, byť se její protažení bude asi složitě prokazovat inspektorátu z úřadu práce, má své důvody nejen v zákonném ustanovení. Jde i o prevenci syndromu únavy, kdy jedinec pracující déle, než 16 hodin v kuse má výrazně zvýšenou šanci chybného úsudku a jeho schopnosti adekvátně reagovat na situaci jsou úměrné reakcím silně opilého řidiče.

Pouze detailní časový rozvrh akce včetně přípravy a bourání Vám umožní objektivně spočítat náklady na personální zajištění.

Pořadatel nese plnou odpovědnost za to, pokud se na jeho pracovišti, akci, pohybují osoby, co na ni nepatří. Pakliže je navíc nechá působit na rozhodovacích pozicích, pak vědomě přebírá i odpovědnost za případná chybná rozhodnutí a z nich plynoucí následky.

V. Závěr

Je na každém, aby si svobodně vyhodnotil míru rizika, kterou je ještě ochoten akceptovat. Právní úprava v ČR, resp. státní dozor zaměřený na eventy není tak striktní jako v jiných státech. Nicméně je v zájmu každého pořadatele mít k dispozici dokumentaci prokazující, že udělal v maximální rozumné míře veškeré kroky k tomu, aby předešel rizikům, vzniku mimořádných událostí a k ochraně životů, zdraví a majetku svých návštěvníků a pracovníků.

Tento zodpovědný přístup je nutné aplikovat i na rozpočty včetně žádostí o granty. Když už kvůli ničemu jinému, tak kvůli tomu, že některé úkony (za všechny jmenujme požární kolaudace, požární hlídky, dostupnost první pomoci, BOZP a koordinaci, de facto produkci akce) po vás vyžaduje legislativa a nelze tyto požadavky ignorovat, aniž byste se vystavili riziku sankce nebo dokonce přerušení či zastavení akce.

Je tedy na místě úvaha v tom směru, zda by jednotlivé grantové komise posuzující kulturní projekty měly hodnotit
krom jejich uměleckého přínosu i jejich realizovatelnost s ohledem na důvodně očekávané plnění zákonných požadavků na ochranu života, zdraví a majetku účastníků akce. Existuje-li rozpočet na event, pak logicky musí existovat i organizační a technická rozvaha projektu včetně příslušné dokumentace. Domnívám se, že obdobný postup by vedl ke zkvalitnění organizačního prostředí v eventovém byznysu v ČR.

(Článek byl inspirován sérií konferencí International Event Safety Lab na podzim 2016.)

 

Borek Jiřík

Pořadatel International Event Safety Lab

eventsafetylab@gmail.com

12.12.2016